Scroll To Top

Specialisten in administratief beheer van kleine en grote VvE’s

Beheer VVE

Ons pakket omvat de volgende werkzaamheden:

ADMINISTRATIEF BEHEER VVE

Gedegen administratief beheer vormt het fundament voor het goed functioneren van elke Vereniging van Eigenaren. Adequate informatieverstrekking, handhaving van regels en procedures en het up-to-date houden van de ledenadministratie zijn hierbij onontbeerlijk.

Onder administratief beheer vallen onder meer de volgende activiteiten:

Ledenadministratie

  • Opzetten en voeren van de ledenadministratie;
  • Verwerken van de (eigenaars)mutaties;
  • Overige werkzaamheden met betrekking tot eigendomsoverdrachten.

 Communicatie

  • Schriftelijk verwelkomen en informeren van nieuwe leden van de Vereniging van Eigenaren met betrekking tot alle voor hen relevante zaken, waaronder: samenstelling en bereikbaarheid van het bestuur en toezending van de laatste jaarstukken en notulen, de lopende begroting en de reglementen;
  • Verzorgen van de correspondentie van de VvE met de leden en met derden;
  • Aanschrijven van appartementseigenaren en/of gebruikers die handelen in strijd met de splitsingsakte, het splitsingsreglement of het huishoudelijk reglement.

 Overig

  • Adviseren over te treffen maatregelen tegen eventuele overtredingen van geldende regels en besluiten door appartementseigenaren en/of gebruikers;
  • Archiveren van alle stukken van de VvE met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen. 
  • Eventueel verzorgen (indien van toepassing) van de afrekening van verwarmingskosten met de individuele leden van de VvE.

BESTUURLIJK BEHEER VVE

Het besturen van een Vereniging van Eigenaren is vaak een tijdrovende klus die specifieke kennis vraagt van VvE's en in het bijzonder van het appartementsrecht. Een VvE moet aan veel wettelijke eisen voldoen. Wij zorgen er dan ook voor dat – in opdracht van het bestuur - alle besluiten op de Vergadering van Eigenaren (of Algemene Ledenvergadering) op de juiste manier worden genomen en uitgevoerd. 

Wij zijn geen bestuurslid maar nemen u op deze manier veel zaken uit handen en vertalen de besluiten in door het bestuur geaccordeerde acties.

Onder bestuurlijk beheer vallen onder meer de volgende activiteiten:

  • Organiseren, bijeenroepen en bijwonen van de jaarlijkse vergadering van eigenaren;
  • Verzorgen van volmachten voor leden die de vergadering van eigenaren niet kunnen bijwonen;
  • Vervaardigen en aan de leden toezenden van de(door leden zelf vervaardigde) notulen van de vergadering van eigenaren;
  • Laten uitvoeren van reguliere administratieve werkzaamheden voortkomend uit de door de vergadering van eigenaren genomen besluiten.

FINANCIEEL BEHEER VVE

Betrouwbaar financieel beheer en een betrouwbare financiële planning geven zekerheid en rust en voorkomen vervelende verrassingen achteraf. De debiteuren- en crediteurenbewaking en het opstellen van de jaarrekeningen vormen hierbij de basis. 

Onder financieel beheer vallen onder meer de volgende activiteiten:

  • Debiteuren- en Crediteurenbewaking
  • Incasseren en administreren van de ledenbijdragen;
  • Signaleren en bewaken van eventueel optredende betalingsachterstanden en het nemen van rechtsmaatregelen tegen wanbetalers;
  • Beheren en administreren van de bankrekeningen en financiële reserves van de Vereniging van Eigenaren;
  • Verwerken en betalen van nota's;
  • Namens de Vereniging van Eigenaren betalen van alle voor rekening van de VvE komende gemeenschappelijke kosten en lasten.

Begrotingen

  • Vervaardigen van een jaarlijkse conceptbegroting van de kosten en opbrengsten van de Vereniging van Eigenaren voor het komende boekjaar;
  • Berekenen van de uit de conceptbegroting voortvloeiende ledenbijdragen.

Jaarstukken

  • Vervaardigen van de jaarstukken (winst- & verliesrekening en balans) van de Vereniging van Eigenaren over het verstreken boekjaar;
  • Inzien via Twinq van de jaarstukken aan de kascontrolecommissie en het desgevraagd verstrekken van nadere informatie;
  • Verrekenen van een eventueel voordelig c.q. nadelig exploitatiesaldo met de leden van de VvE.

Overig

  • Zorgen voor het voldoende verzekeren en verzekerd houden van het gebouwencomplex tegen schade door brand en/of andere gevaren, zoals omschreven in het Reglement van Splitsing;